طرق تساعدك على انجاز مهامك بوقت اقل وبشكل أسرع

انجاز المهام اليومية
هنالك أساليب كثيرة يستخدمها الكثير من مديري الاعمال لانجاز مهامهم اليومية ، بعضهم يكمل يومه وقد انهى جميع اعماله والبعض الأخر يكون قد اكمل بعض منها، وهنالك آخرون يفشلون في أدائها ويفشلون في التخطيط الصحيح لادارة وقتهم .


من أفضل الطرق في لإدارة وقتك هو التعلم والاقتداء بالناجحين في كيفية تنظيم الوقت .

ومن أفضل الناجحين في ادارة الوقت هم القادة ومدراء المؤسسات الكبيرة والذين يتبعون عدة أساليب تساعدهم للتحكم بوقتهم بفعالية اكبر من غيرهم قمنا بحصرها وتلخيصها لكم في سبعة مبادئ وهي :

تقسيم المهام الكبيرة


المدراء والقادة ينصحون بتقسيم المهمة الكبيرة إلي مهمات صغيرة حتى يسهل تنفيذها .

الكثير من الناس يقومون بتأجيل أعمالهم ، لأنهم يرونها كبيرة وصعبة الانجاز ، فلتنجز اعمالك ابدأ بتقسيمها إلي اخرى اصغر بحيث يسهل عليك تنفيذها، ولتساعدك على إكمال بقية المهمات الصغيرة وبالتالي النجاح في إكمال الأصعب منها.

أبدا بالأهم وليس الأسهل


المدارء الناجحون يركزون على  الأهم ويفوضون الاعمال الروتينية للآخرين او يتركونها لتنفيذها بعد الانتهاء من المهام الأهم .

اكمال الاعمال المنزليه
لا تقم بالبدء بتنفيذ المهمة الأسهل بالنسبة لك او الأصعب بحجة التخلص منها او الانتهاء من السهلة او الصعبة اولاً .
لا تقوم بإضاعة وقتك في تنفيذ الاعمال الصغيرة او الكبيرة ، وإنما يجب عليك التركيز على المهمات التي لها الأولوية ويمكنك تفويض الآخرين في حالة ضيق زمنك .

المهام الاصعب وقت نشاطك


يبدأ المديرين والرؤساء يومهم بالاجتماعات والخُطب والزيارات الميدانية المهمة .

عندما تكون في بداية عملك وفي أوج نشاطك الذهني والجسدي، فإن عليك أن عليك تقوم بالا الصعبة التي تتطلب جهداً بدنياً وذهنياً وتركيزاً عالياً ويمكنك تأجيل المهام غير مهمة ومستعجلة لتقوم بادئها في وقت يكون نشاطك الذهني والجسدي ضعيفاً .

سرعة انجاز العمل قبل وقته المحدد


يقال أن المدير الفاشل هو من لا يستطيع إكمال مهامه اليومية

انهاء العمل في الوقت المحدد
قم بالانتهاء من عملك قبل الوقت المحدد له فهذا يساعدك على زيادة نشاطك ويعطيك ثقة اكبر لاكمال المزيد من اعمالك بسرعه ؛ لكن عليك إلا ترهق نفسك كثيراً وتقوم بالضغط على نفسك أكثر مما تتحمل، فربما يؤدي ذلك لكرهك لعملك لاحقا ولكن اجعل تنفيذها بشكل أسرع على فترات .

أنجزها وأنت تقف على قدميك



هل لاحظت أن الرؤساء والمدراء يقومون بالقاء خطبهم واجتماعاتهم وزياراتهم وهم واقفون ؛ إنّ أفضل طريقة للتحكم في الوقت هو اداء شغلك وأنت تقف على قدميك مثل عقد الاجتماعات مع الموظفين والعملاء او الحديث من زميل عن مشكلة معينه بخصوص العمل، وكيفية حلها بدلاء من الجلوس لساعات والتحدث في أمور جانبيه .

أجمع مهامك المتشابه


يجري القادة غالباً مكالماتهم اليومية بخصوص العمل وهم في الطريق ( السيارة )

يمكنك الجمع بين اعمالك الروتينيه المتشابه كالاتصالات الهاتفية بالعملاء تقوم بها في وقت محدد وأيضا جعل وقت محدد لاستقبال المكالمات الشخصية بإخبار معارفك بذلك وأيضا المقابلات مع العملاء بتحديد وقت معين من اليوم لاستقبالهم والتحدث معهم عن مشاكلهم وإكمال الصفقات معهم .

الاستفادة من الوقت الضياع


الاستفادة من وقت الفراغ
قم بالاستفادة من وقتك المهدر في انتظار اجتماع او مقابلة او في الطريق لعملك  بإجراء بعض المكالمات او قراء الايميلات والرسائل والرد عليها والقيام بالمرسلات والتقارير او قراء كتاب في مجال عملك او في إدارة الوقت ، او كتب تطوير الذات وذلك لمساعدتك في حياتك .



اقرا ايضاً :


No comments:

Post a Comment