طرق تساعدك على انجاز مهامك بوقت اقل وبشكل أسرع - المطور السوداني

الأربعاء، فبراير 14، 2018

طرق تساعدك على انجاز مهامك بوقت اقل وبشكل أسرع

هنالك أساليب كثيرة يستخدمها الكثير من مديري الاعمال لانجاز مهامهم اليومية ، بعضهم يكمل يومه وقد انهى جميع اعماله والبعض الأخر يكون قد اكمل بعض منها، وهنالك آخرون يفشلون في أدائها ويفشلون في التخطيط الصحيح لادارة وقتهم .

انجاز المهام اليومية


من أفضل الطرق في لإدارة وقتك هو التعلم والاقتداء بالناجحين في كيفية تنظيم الوقت .

ومن أفضل الناجحين في ادارة الوقت هم القادة ومدراء المؤسسات الكبيرة والذين يتبعون عدة أساليب تساعدهم للتحكم بوقتهم بفعالية اكبر من غيرهم قمنا بحصرها وتلخيصها لكم في سبعة مبادئ 

خطوات ادارة الوقت هي


تقسيم المهام الكبيرة


المدراء والقادة ينصحون بتقسيم المهمة الكبيرة إلي مهمات صغيرة حتى يسهل تنفيذها .

الكثير من الناس يقومون بتأجيل أعمالهم ، لأنهم يرونها كبيرة وصعبة الانجاز ، فلتنجز اعمالك ابدأ بتقسيمها إلي اخرى اصغر بحيث يسهل عليك تنفيذها، ولتساعدك على إكمال بقية المهمات الصغيرة وبالتالي النجاح في إكمال الأصعب منها.

أبدا بالأهم وليس الأسهل


المدارء الناجحون يركزون على الأهم ويفوضون الاعمال الروتينية للآخرين او يتركونها لتنفيذها بعد الانتهاء من المهام الأهم .

انجاز الاعمال المنزلية بسرعة
لا تقم بالبدء بتنفيذ المهمة الأسهل بالنسبة لك او الأصعب بحجة التخلص منها او الانتهاء من السهلة او الصعبة اولاً .
لا تقوم بإضاعة وقتك في تنفيذ الاعمال الصغيرة او الكبيرة ، وإنما يجب عليك التركيز على المهمات التي لها الأولوية ويمكنك تفويض الآخرين في حالة ضيق زمنك .

المهام الاصعب وقت نشاطك


يبدأ المديرين والرؤساء يومهم بالاجتماعات والخُطب والزيارات الميدانية المهمة .

عندما تكون في بداية عملك وفي أوج نشاطك الذهني والجسدي، فإن عليك أن عليك تقوم بالا الصعبة التي تتطلب جهداً بدنياً وذهنياً وتركيزاً عالياً ويمكنك تأجيل المهام غير مهمة ومستعجلة لتقوم بادئها في وقت يكون نشاطك الذهني والجسدي ضعيفاً .

سرعة انجاز العمل قبل وقته المحدد


يقال أن المدير الفاشل هو من لا يستطيع إكمال مهامه اليومية

خطوات ادارة الوقت
قم بالانتهاء من عملك قبل الوقت المحدد له فهذا يساعدك على زيادة نشاطك ويعطيك ثقة اكبر لاكمال المزيد من اعمالك بسرعه ؛ لكن عليك إلا ترهق نفسك كثيراً وتقوم بالضغط على نفسك أكثر مما تتحمل، فربما يؤدي ذلك لكرهك لعملك لاحقا ولكن اجعل تنفيذها بشكل أسرع على فترات .

أنجزها وأنت تقف على قدميك




هل لاحظت أن الرؤساء والمدراء يقومون بالقاء خطبهم واجتماعاتهم وزياراتهم وهم واقفون ؛ إنّ أفضل طريقة للتحكم في الوقت هو اداء شغلك وأنت تقف على قدميك مثل عقد الاجتماعات مع الموظفين والعملاء او الحديث من زميل عن مشكلة معينه بخصوص العمل، وكيفية حلها بدلاء من الجلوس لساعات والتحدث في أمور جانبيه .

أجمع مهامك المتشابه


يجري القادة غالباً مكالماتهم اليومية بخصوص العمل وهم في الطريق ( السيارة )

يمكنك الجمع بين اعمالك الروتينيه المتشابه كالاتصالات الهاتفية بالعملاء تقوم بها في وقت محدد وأيضا جعل وقت محدد لاستقبال المكالمات الشخصية بإخبار معارفك بذلك وأيضا المقابلات مع العملاء بتحديد وقت معين من اليوم لاستقبالهم والتحدث معهم عن مشاكلهم وإكمال الصفقات معهم .

الاستفادة من الوقت الضياع


مضيعات الوقت
قم بالاستفادة من وقتك الضياع في انتظار اجتماع او مقابلة او في الطريق لعملك  بإجراء بعض المكالمات او قراء الايميلات والرسائل والرد عليها والقيام بالمرسلات والتقارير او قراء كتاب في مجال عملك او في إدارة الوقت ، او كتب تطوير الذات وذلك لمساعدتك في حياتك .

لانجاز مهام بشكل فعال عليك بالاتي

لتنظيم وقتك بشكل فعال عليك كتابة مهامك في يوم محدد وكتابة الوقت الذي استغرقته كل مهمة

إن كنت لم تنجز مهامك إطلاقا

اكتب الأسباب التي منعتك من إكمال هذه المهمة وكيف تستطيع تلافيها مستقبلاً وإكمال هذه المهام في الوقت الذي حددته لها .

وإن كنت لم تنجز مهامك في الوقت المحدد

اكتب لماذا لم تستطيع إكمالها في الوقت الذي حددته بنفسك، وأسال نفسك كيف استطيع انجاز هذه المهام بالوقت المحدد .

في حالة أكمالها بالوقت المحدد


اكتب المهام التي قمت بإكمالها وأسال نفسك هل كأن بإمكاني انجازها بوقت اقل من الوقت الموضوع لها وأسال نفسك مره آخرى ايضاً كيف بإمكاني فعل ذلك وأكتب الطرق واختار الأفضل بينها وجرب تنفيذها فإذا نجحت واصل عليها وإن لم تنجح في تقليل الوقت جرب غيرها .

للمزيد شاهد فيديو  كيف تنجز في عملك بسرعة و بدون تشتت ؟

إقرا ايضا :

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

Back to Top