كيفية إدارة الوقت وتنظيمه في العمل

إدارة الوقت هي الطريق الرئيسي للوصول إلى أعظم النجاحات، فالإدارة الفعالة لوقتك ستساعدك في التركيز والتنظيم، فتستطيع إنجاز المهام المطلوبة في الوقت المحدد وبطرق أكثر كفاءة  .
وستساعدك هذه المقالة على فهم أهمية الإدارة الفعالة والصعوبات التي تواجهك في إدارة وقتك إدارة فعالة خاصة في هذا العصر الذي يمضي به الوقت سريعاً .
سيعرفك هذا المقال على الطرق التي إن تمكنت من تطبقها في إدارة وقتك المحدود على إكمال مهامك اليومية والمكتبية بكفاءة اكبر وحسن استغلال للوقت المهدر .
تنظيم الوقت اليومي
بالإضافة إلي تنمية مهاراتك الخاصة بترتيب أولوياتك على نحو صحيح وتعرفك على السلوكيات التي تعد من مضيعات الوقت والتخلص منها، ينبغي أن تكون حصيلة قراءتك لهذا المقال هي فهمك لمنظور تنظيم الوقت بصورة أفضل ومعرفتك مدى تأثير على عملياتك . 
لتقوم بتنظيم وقتك بشكل صحيح عليك معرفة الأشياء التي تؤدي لهدر وقتك أثناء العمل لتستطيع الاستعداد لها والتعامل معها بشكل سليم

المقاطعات

تؤثر العديد من العوامل على إنتاجيتك بصفتك المدير المالك، وأكثر تلك العوامل هي المقاطعات غير الضرورية وغير المرغوب فيها، وستجد أنه كلما اتسعت شركتك، ازداد عدد المقاطعات غير المجدية خاصة تلك المتعلقة بموظفيك.


المكالمات الهاتفية

وتلي المقاطعات في المقام الثاني المكالمات الهاتفية حيث الحديث المطول على الهاتف مع الأصدقاء والأهل أثناء العمل يهدر الكثير من وقتك فيلزمك تحديد وقت محدد للمكالمات الخاصة او منعها بشكل تام أثناء عملك وإخبار الآخرين بذلك الإ في الحالات الطارئة .

الزيارات بمكان العمل

الضيوف غير المرغوب فيهم والأصدقاء الذين يقومون بزيارات غير متوقعة فقط لتحيتك وللاطمئنان عليك .
لا تستطيع منع احد من زيارتك لكن عندما يزورك صديق او قريب أثناء العمل ويجدك مشغولاً بعملك ولا يمكنك ترك عملك وتخصيص الوقت له سيفكر كثيراً قبل القدوم إليك مرة آخرى وربما يتصل بك أولا ويجدك لا تقوم بالرد على الهاتف الشخصي او مغلق أثناء ساعات العمل سيفهم المغزى من ذلك او يمكنك إخباره انك كنت باجتماع او المدير يمنع المكالمات أثناء وقت الدوام .

الاهتمام بالمهام وإغفال النتائج

يقع العديد من المدراء في خطأ تكريس وقتهم وجهدهم في أداء المهام وينسون أن النتيجة هي الأمر الأكثر أهمية، وهذا لا يعني أن المهمة في حد ذاتها غير مهمة؛ فعليك القيام بمهامك لكي تحقق النتائج المرجوة.
والمهارة هي أن تركز على مجموعة بعينها من المهام للوصول إلى نتيجة على الوجه الأمثل وعلى أحسن وجه؛ فبعض الأفراد يقومون بالعديد من المهام، ولكن لا يحققون شيئاً في النهاية وبالطبع إنك تعرف هؤلاء الأشخاص؛ فهم موجدون بكثرة ويتسمون بعدم الفاعلية .

القيام بمهام مثمرة (النتائج)

لقد قارنا المهام مقابل النتائج وعلينا الآن أن نقارن بالنتائج، فبالطبع هناك تدرج في النتائج وتعد بعض النتائج أفضل من البعض الآخر؛ عليك أن تركز أنشطتك وطاقاتك في تحقيق تلك النتائج التي ستقدم أعظم منفعة لشركتك، واعلم أن أية نتيجة أقل من ذلك ستكون غير مرضية بالنسبة لك ولشركتك .

تنظيم مكتبك

في بعض الأحيان تكون  التخلص من نفاياتك وسيلة جيدة للإدارة ، على الفور تخلص من الأوراق التي لا تحتاجها .

 واسأل نفسك الأسئلة الآتية :

- ما الذي أحتاج الاحتفاظ به ؟
- ما الشكل الذي ستحتفظ به ؟
- ما الفترة الزمنية للاحتفاظ به ؟
بلا شك يمكن أن تتراكم الأوراق والمستندات بسرعة وستضيع وقتك بالكامل في محاولة تنظيم تلك الأوراق؛ مما يشعرك بالفشل في القيام بهذا الأمر سواء على المستوى الشخصي أو حتى على مستوى الشركة ككل .

استخدام التكنولوجيا في إدارة الوقت

تعد الإدارة المناسبة للملفات الموجودة على الموجودة على جهاز الكمبيوتر في نفس أهمية تنظيم مكتبك وحافظة أوراقك، ويعد وضع ملفات الكمبيوتر في مجلدات منظمة وفي مكان يسهل الوصول إلية وبطريقة منظمة أمراً مهماً بالنسبة لزيادة إنتاجية الشركة، مثلما يدمر عدم تنظيم الأوراق الموجودة على مكتبك نظام شركتك .

عليك أن تضع قواعد لتلك الأمور وإلا ستجد نفسك قريباً تهدر المزيد من وقتك الثمين في الاشتراك في أشياء غير منتجة، وستعوق هذه المقاطعات مساهمتك بجانبك الإنتاجي بالشركة، وفي النهاية ستتأثر الأرباح والمبيعات سلباً وسيكون تقييم أدائك ضعيفا  .

للمزيد من المعلومات عن تنظيم الوقت شاهد هذا الفيديو

كيفية تنظيم الوقت ادارة الوقت للمذاكرة تنظيم الوقت للدراسة جدول تنظيم الوقت




وفي الختام أتمنى أن تكون النتيجة هي تأثير الإدارة الفعالة للوقت عليك وعلى شركتك بطريقة إيجابية؛ فتزيد الإنتاجية ويقل ضغط العمل، والأمر الأهم هو زيادة الأرباح .

اقرا ايضا

كيف تستفيد من وقتك في العمل
كيف تتخلص من عوامل التشتت اثناء العمل
كيف تستثمر وقتك
كيف تنظم وقتك

هناك تعليق واحد:

  1. eToro صفقات التداول المفتوحة في 227,585,248

    تداول من أي مكان وقتك ثمين. تداول من خلال الكمبيوتر أو الجوال أو الكمبيوتر اللوحي

    ردحذف

Back to Top