السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

إن وظيفة مدير المكتب أو السكرتير الفعال هي أن يضاعف فعالية القائد او المدير المشرف،  كما أنه يساهم في إدارة وقته بفعالية .
إن قدرة السكرتير على تنظيم الوقت وتحليله والتعامل معه ينعكس على فعالية الإدارة والمدير والإنتاجية.

سكرتير

تعريف السكرتير 

هو الموظف الذي يقوم بترتيب وتنظيم وقت رئيسه ومديره ومساعدة على انجاز وإكمال مهامه بشكل فعال
إن تعرف السكرتير على أهمية الوقت والقدرة على إدارته يساعد المدير في إدارة وقته و ونشاطاته، كما أن تدريب السكرتير على إدارة الوقت وتنظيم نشاطات العمل يعتبر عاملاً حيوياً في فعالية الشركات في العصر الحديث .

للتعرف اكثر على السكرتير وتعريفه شاهد هذا الفيديو

مهام السكرتير الناجح

لكل من يعمل كسكرتير مهام وواجبات عليه معرفتها وتأديتها بإتقان وهي

1. فحص المكالمات والزوار قبل تمريرها للمدير .
2. وضع نظام محكم لتنظيم الملفات .
3. تنظيم المواعيد والاجتماعات .
4. إعداد مسودة المذكرات والخطابات .
5. تفويض الأعمال الخفيفة للآخرين .
6. صيانة ومتابعة وتحديث الملفات .
7. مساعدة المدير على تنظيم مهامه وتذكيره بالمواعيد .
8. التفكير باحتياجات العمل المستقبلية .
9. أخذ زمام المبادرة بكل كما يهم المكتب .

مهام السكرتير الاداري

للسكرتير الإداري الناجح مهام عليه تأديتها قبل وإثناء وبعد الانتهاء من الاجتماعات ولتكون سكرتير ناجح عليك تنظيم وقتك والاستفادة منه بشكل فعال .
يقوم السكرتير عادةً بكتابة محضر الاجتماعات ويشمل
1.تحديد زمان ومكان الاجتماع وساعة الاجتماع بالضبط
2.تحديد وقت الاجتماع بالضبط مثلاً ساعة.
3.تحديد أسماء الأعضاء الذين سيحضرون الاجتماع والمتأخرين والغائبين والمعتذرين.
4.كتابة البنود التي بحثت في جدول الاجتماع.
5.كتابة الموضوعات التي أثارها الأعضاء.
6.كتابة القرارات التي اتخذت في الاجتماع.


7.تحديد زمان ومكان الاجتماع القادم والحاضرين.

دور السكرتير في تنظيم الاجتماعات

للسكرتير مهام وادوار يؤديها في الاجتماعات قبلها واثناء الاجتماعات وبعدها وهي

مهام السكرتير قبل الاجتماع

1. إعداد جدول أعمال الاجتماع بالتشاور مع رئيس الاجتماع .
2.  إعداد ملف الاجتماع ( تقارير,المحضر السابق ,معلومات مطلوبة  الخ )
3. توجيه الدعوات الرسمية لحضور الاجتماع، والتأكد من إرفاق جدول الأعمال و أي مرفقات أخرى .
4. المساعدة في التحضير للاجتماع، وتهيئة جميع مستلزماته ( المكان و المقاعد، الطاولات، الأجهزة السمعية و البصرية، القرطاسية .. وغيرها ) .
5. الاحتفاظ بعناوين وأسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع للتنسيق معهم والاتصال بهم بشان تحدد مواعيد الاجتماعات المناسبة أو مواجهة أي تغيرات طارئة .
6. تذكير الرئيس و الأعضاء بالواجبات و التكاليف التي ينبغي عليهم انجازها قبل الاجتماع  .


مهام السكرتير أثناء الاجتماع

1.  المشاركة في استقبال أعضاء الاجتماع وإرشادهم إلى أماكنهم في الاجتماع .
2. إبلاغ الرئيس بمن حضر أو اعتذر، وعند اكتمال حضور الأعضاء للاجتماع يقوم بدعوة رئيس الاجتماع للحضور .
3.  القيام بقراءة محضر الاجتماع السابق، بعد اكتمال أعضاء الاجتماع وبدء الجلسة
4. مساعدة الرئيس في إدارة الاجتماع بمتابعة وتنفيذ أوامره من إحضار المستندات و المعلومات اللازمة أثناء انعقاد الجلسة، وبقراءة القرارات و التوصيات .
5. تلبية طلبات من يحضرون الاجتماع وتوفير احتياجاتهم .

دور السكرتير بعد الاجتماع


1. تصوير الاجتماع وتوزيعه على الأعضاء، و الاحتفاظ بنسخة في ملف على الكمبيوتر ونسخة مطبوعة .
2. كتابة النتائج والتوصيات التي خرج بها الاجتماع وطباعته .
3. توزيع ما تم طباعته على الأعضاء للتوقيع و الموافقة، أو تعديل ما ورد به من توصيات .
4.  متابعة تنفيذ ما ورد في الاجتماع من توصيات .

شاهد فيديو دورة تعليم السكرتارية : اهم الاعمال اليومية للسكرتارية


إقرا ايضا :

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

Back to Top