دور رئيس الاجتماع والسكرتير في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية

يختلف كل اجتماع عن الآخر وتختلف متطلباته، ورغم ذلك هناك شخصيتان رئيستان في أكثرية الاجتماعات، هما رئيس الاجتماع والسكرتير، والألقاب يمكن أن تختلف، لكن من الضروري أن يشرف شخص على سير النقاشات ويشرف آخر على سير التسجيلات ، فالاجتماع الناجح بحاجة لكليهما، فمساهمتهما سوية وكل على حدة هامة جداً، ويتوجب عادة أن يساهم رئيس الاجتماع مساهمة فعالة، في حين تقل مساهمة السكرتير أهمية.
السكرتير

1. لإنجاح الاجتماع يجب أن يكون عمل رئيس الاجتماع دقيقاً وأهدافه محددة، أي أن يكون عملاً هادفاً ومميزاً.
2. سلطة رئيس الاجتماع هامة ولا يستهان بها، ومن الضروري استخدامها بصورة إيجابية لتحقيق أهداف الاجتماع .
3. التقييم المسبق لما يفضله ويكرهه أعضاء الاجتماع يمكن أن يساعد رئيس الاجتماع في تحقيق في تحقيق الأهداف.
4. تعتبر مساهمة السكرتير ضرورية لتأمين الدعم الإداري الفعال، حتى وان كان ثانوياً بالإضافة إلى تحضير المحضر الموضوعي لما يحدث خلال الاجتماع .
جهاز التحكم الرئيسي
يعتبر وضع رئيس الاجتماع مركزياً في ضوء فعالية الاجتماع، ومساهمته في عمله وتحديده لهذا العمل ودرجة تجاوب أعضاء الاجتماع مع الإدارة، سواء كان اجتماع مجلس يدير الشركة او المستشفى، أو اجتماع  الهيئة التي تدير المعمل او اجتماعاً للفلاحين، فانه يعكس بالدرجة الأولى طبع وتوجه والهام رئيس الاجتماع أكثر من أي عامل أو مشترك آخر، فإذا لم يكن الأمر كذلك، فانه يسود في الاجتماع شخص آخر بالإضافة إلى رئيس الاجتماع وهو ليس الوضع الأمثل .
ورغم اختلاف وظيفة رئيس الاجتماع وعن وظيفة السكرتير فإنهما يجب أن يتعاونا لإنجاح الاجتماع وجعله فعالاً ومؤثراً، ويجب أن يعرفا واجباتهما ويدركا مسؤوليتهما، ويتوجب على رئيس الاجتماع أن ينفذ جميع البنود المذكورة
دور رئيس الاجتماع
الاجتماع

1. تحمل مسؤولية تقدم الاجتماع باتجاه حل جميع المسائل، شريطة أن تكون مسائل الاجتماع وأهدافه حصراً.
2. أن يستشعر النتيجة التي يجب الوصول إليها في كل بند وبالتالي في الاجتماع ككل.
3. أن يكون واثقاً من مناقشة كل بند في جدول الأعمال خلال الاجتماع وانه تم الاستماع بخصوص السؤال المطروح، وهذا يعني دفع المشتركين دفعا ايجابيا باتجاه العمل، وليس الانتظار السلبي ليبادروا بأنفسهم .
4. إعادة الاجتماع نحو الوراء إذا تبين أنه انحرف عن الموضوع .
5. إيقاف براهين الأعضاء إذا كانوا يقدمونها لإحباط مناقشة المسالة ولا يدفعون النقاش للأمام، وهذا الأمر مهم جداً إذا كان زمن الاجتماع محدوداً. وتكمن المشكلة في أن قيمة هذه المشاركة تتناسب عكساً مع كمية الوقت المصروف والمستفاد منه، كما أن إدارة الاجتماع تتطلب لباقة عالية .
6. أن يكون واثقاً من القرارات المتخذة تسجل وتذاع .
7. الإشراف على النقاشات وعلى الاجتماع نفسه ، فرئيس الاجتماع هو المشرف، والمشرف الفعال هو الذي يسمح للأمر بالحدوث والنتائج بالتحقق بواسطة  الناس، فعمل رئيس الاجتماع هو سعي لتحقيق الأهداف بواسطة أعضاء الاجتماع.

للمزيد عن الاجتماعات وكيفية تنظيمها واختيار رئيس الاجتماع والاعضاء شاهد هذا الفيديو

اقرا ايضا :

كيف تدير الاجتماع .. الطريقة الفعالة لادارة الاجتماعات

السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

Back to Top