ادارة الاجتماعات تعريفها وأنواعها واشكالها

توجد عدة أنواع للاجتماعات، ومن الاهمية تجنب الاجتماعات التي ليست لديها اهداف ولا معنى لها، ويجب أن تسال نفسك قبل عقد أي اجتماع؛هل من الضروري فعلاً عقد هذا الاجتماع ؟
هل يناسبك هذا النوع من الاجتماعات ويخدم غايتك ؟
ادارة الاجتماعات


أنواع الاجتماعات واشكالها

1. وجها لوجه

هذا الاجتماع يضم الجهتين اللتين اجتمعتا باتفاق مسبق او بدعوة من إحدى الجهتين او بدون سابق تخطيط، وذلك بسبب ضرورة مناقشة الأعمال.

2. الاجتماعات الرسمية

إن هذه الاجتماعات لديها نزعة نحو التعامل مع المسائل الروتينية وغير القابلة للجدل وذلك بشكل رئيسي، ويمكن أن تكون محطة أخيرة للقرارات التي اجتازت المراحل المرؤوسية مثل الاجتماعات المدرسية.

3. الإجتماع غير رسمي

يقعد هذا الاجتماع عادة بمبادرة من رئاسة الشركة، التي تقترح على عدة جهات معنية الاجتماع سوية ومناقشة الحلول المحتملة للمشكلة التي تواجها الشركة.

4. الاجتماعات العامة

إنها ليست اجتماعات بمعناها الصحيح، لأن كل مهمة رئيس الاجتماع في هذه الحالة هي إعلان وجهة النظر او المعلومات دون استدعاء ردود الأفعال من الموجودين.

5. اجتماعات اللجان الخاصة

هذا النوع من الاجتماع يشبه غير الرسمي، لكنه أكثر ارتباطا بجدول الأعمال، ومن المحتمل أن يكون محدوداً في فترته الزمنية، وان الاجتماعات من هذا النوع تميل إلى الكثرة وعدم الرسمية، فما إن ترتفع درجة الرسمية حتى تزداد فترة الاجتماع الزمنية، عادة في هذه الحالة تنخفض نسبة الإنتاجية .


6. اجتماعات اللجان الدورية

إن هذا المصطلح يشمل مجموعة واسعة من الاجتماعات، التي تدعى عادة بغير الرسمية أو غير المخطط لها. ويمكن تعريفها أيضا بأنها لجنة دائمة لان مهمتها تتلخص في العمل الدائم خلافا للجنة الخاصة، وبالتالي فإن هذه الاجتماعات مخصصة على الأغلب لحل المسائل القياسية، في حين أن اللجنة الخاصة تعمل على نطاق واسع وتجتمع بصورة غير دورية.

7. اجتماعات العصف الذهني

انه نموذج متقدم للاجتماع غير الرسمي، ويمكن أن يكون فعالاً جداً خاصة عندما يكون الهدف تطوير الأفكار المبدعة، لان ذلك في حقيقة الأمر يتطلب مشاركة وتفاعلا من قبل الآخرين .

8. الجوائز

في هذا النوع من الاجتماعات يماثل العلاقة بين المشاركين العلاقة بين المعلم وطلابه، وليس العلاقة بين المندوبين الذين يشغلون مناصب متماثلة، وفيه يراقب رئيس الاجتماع سير الاجتماع بدقة ليتم تجنب اللحظات المخربة التي يتم فيها تضييع الوقت للتركيز على أهداف الاجتماع.
إن كل اجتماع من الاجتماعات المذكورة يتطلب تعاملاً خاصاً، ويجب أن نحصل على الفائدة القصوى من كل اجتماع عن طريق تطوير التعامل الخاص وتحليل التكتيك سلفاً.

اقرا ايضاً :

كيف تدير اجتماع .. الطريقة الفعالة لإدارة الاجتماعات


ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

Back to Top