كيف تدير اجتماع .. الطريقة الفعالة لإدارة الاجتماعات

هل تعتبر الاجتماعات بمثابة وسيلة عقيمة وعديمة الجدوى لإهدار الوقت؟ أم أن تهوين للأمر؟
يكره البعض الاجتماعات إلى الحد الذي يجعلوهم يشعرون بالضغط والقلق والاضطراب عندما يدركون أنه يتعين عليهم حضور احد الاجتماعات فكيف إذا طلب منهم أدارة اجتماع.
الاجتماع
أن الطريقة الفعالة لإدارة اجتماع هي تعريف المشاركين بعضهم البعض وإعلان مشاركة الحاضرين وذلك قبل فترة طويلة قبل عقد الاجتماع وكذلك إرسال بنود الاجتماع إليهم ليقوموا بقراءته بدقة ولا تجعل البنود طويلة بل اجعلها قصيرة على شكل ورقة تستغرق قراءتها من دقيقتين إلى أربع دقائق لكل شخص يحضر الاجتماع .
قبل البدء في التحضير لاجتماع اطرح على نفسك الأسئلة التالية
ما هي الوسائل والطرق التي حققت نجاحاً في الاجتماعات السابقة ؟
كيف يتنسى لنا أن نتابع الاجتماعات بأسلوب يسمح بمشاركة الجميع ؟
ما الذي ارمي إليه واستخلصه واستنتجه من الاجتماع ؟

خطوات نجاح الاجتماع

تنظيم الاجتماع

1. قم بإعداد جدول أعمال ليركز على الموضوعات الأهم التي ينبغي أن تناقش في الاجتماع.
2. رتب الموضوعات بصورة تسمح بتحقيق أهداف الاجتماع.
3. وزع الجدول على الحاضرين للاجتماع قبل الاجتماع بوقت طويل ليحضروا للاجتماع وبحوزتهم الأفكار التي بها يقدمون افضل إسهاماتهم وفي الوقت المناسب.
4. اخبر المدعوين للاجتماع بضرورة الحضور في الوقت المحدد وأكد لهم أنك لم تقوم بإعادة ما فاتهم في حالة حضروهم متأخرين حتى لا يطول زمن الاجتماع.
5. اطلب من الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع إن يقوموا بتسليم ما يودون طرحه في الاجتماع مكتوب في مساحة صغيرة لا تزيد عن فقرة او فقرتين يقوم بقراءتها احد الحاضرين.
6. أبدا الاجتماع في الوقت المحدد حتى يدرك المتأخرين أنهم وصلوا متأخرين في حين وصل الآخرون في الوقت المحدد.
7. اذكر عند بداية الاجتماع النقاط الأساسية التي ستتم مناقشتها والطلب من الحضور عدم الخروج عنها.
8. حدد وقت المخصص لمنازقشة كل بند من البنود فإذا فعلت ذلك سيبذل المشاركين أقصى ما عندهم للحفاظ على هذا الوقت.
9.    تعامل مع الحاضرين للاجتماع باعتبار أنهم شركاء لا مرؤوسين.
10. متابعة الاجتماع وأهدافه دون الخروج عن جدول الأعمال (البنود).
11. قم بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد.
12. تعرف على وجهات نظر وآراء المشاركين وما توصلوا إليه من الاجتماع.
13. قبل الخروج من الاجتماع حدد الخطوات الضرورية لتنفيذ ما تم الخروج به مثل
من الذي سيتخذ هذه الخطوة ؟
ما هي الموارد التي سيحتاجها ؟
متى سيتم حل تلك المسألة ؟
متى ستناقش المجموعة النتائج ؟
تذكر أن الاجتماعات تعقد من اجل إتمام وانجاز أهداف ذات قسمة ومغزى فاجعل المشاركين فيه متحمسين للمشاركة فيه وابدأ آراءهم  ومقترحاتهم وأفكارهم . 

كيفية ادارة اجتماعات بطريقة علمية وناجحة وبشكل احترافي.

مقالات ذات صلة

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

Back to Top